[ Digitales Archiv ]
Ein digitales Archiv ist eine oder mehrere Sammlung(en) digitaler Dokumente verschiedenster Art zur langfristigen Aufbewahrung, gepaart mit Funktionen zur schnellen Wieder-Auffindbarkeit. Praxisnah kann ein solches Digitale Archiv auch Elemente und Funktionen eines DMS (Dokumenten-Managemant-System) enthalten, das z.B. bestimmte Workflows zur Weiterverarbeitung von digitalen Inhalten bietet.
In der heutigen Geschäftswelt ist ein Digitales Archiv von jedem Unternehmen laut GOBD (siehe hier) gefordert, das sogar eine Revisisionssicherheit bieten muss. Darunter sind z.B. folgende Dinge zu verstehen:
- Unlöschbarkeit
- Unveränderlichkeit
- Versionierung
- Manipulationssicherheit.
Am besten für die Abeit im Unternehmen ist eine Kombination aus Digitalarchiv und DMS zu empfehlen. Hier kann man im DMS digitale Inhalte bearbeiten, somit verändern oder manipulieren, prüfen, freigeben und letztendlich dann in das Arviv übergeben.
Moderne Archive unterziehen jedes digitale Dokument einer Texterkennung (OCR), die eine Verschlagwortung
digitaler Inhalte vollkommen überflüssig macht. Zusätzliche Kommentarinhalte, die Sie für jedes Dokument erfassen (können) werden in die Suche mit einbezogen, so kann man z.B. Teile-Seriennummern in Verbindung mit einem beliebigen Kommentar suchen und binnen kürzester Zeit (Internetverbindungsgeschwindigkeit beachten)
wird das einzige Dokument aus dem Archiv „gefischt“, was den Suchparametern entspricht.
Wir verwenden in unserem Unternehmen das Produkt „CenterDevice“ aus dem gleichnamigen Unternehmen aus Bonn. „Centerdevice“ als cloudbasierte Lösung vereint alle Dinge, die gefordert sind und die Sie möglicherweise schon immer gesucht haben (z.B. einfache Workflows zur Prüfung von Dokumenten) und das zu einem sehr moderaten Preis.
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