Häufig gestellte Fragen (FAQ) - Digital Archivieren nach GoBD

Uwe Gasiecki
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[ häufige Fragen - FAQ ]


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Archiviert StarFinder® gesetzeskonform?
StarFinder® archiviert revisionssicher. Das heisst: Daten können nicht verändert, gelöscht oder manipuliert werden. Geänderte Dokumente im Ursprungsprogramm werden versioniert zum Erstdokument abgelegt. Bei der Appliance-Lösung (Server+Software) ist durch Verplombung sichergestellt, dass die Schnittstellen nicht zur Verfügung stehen, dass Festplatten-Schächte verriegelt sind und dass das Gehäuse nicht zu öffnen geht, ohne die Verplombung zu zerstören.

Merkmale der Revisionssicherheit sind:
  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

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    Wie werden Dokumente im StarFinder® archiviert?
    Für das Archivieren von Dokumenten gibt es mehrere Möglichkeiten. Angefangen von der vollautomatischen Archivierung bis zur ganz einfachen manuellen Archivierung ist alles dabei. Die im StarFinder® angelegten Kategorien ("Ordner") können wie folgt gefüllt werden:
    • durch Speichern eines Dokumentes in einen Kategorienordner (z.B. im Windows mit dem Befehl "Speichern unter");
    • durch Drag&Drop eines Dokumentes z.B. über den Windows-Explorer in einen Kategorienordner;
    • durch das Drucken eines Dokumentes über einen PDF-Drucker mit Speicherfunktion in einen Kategorienordner;
    • Scannen in eine verknüpfte Kategorie als Scannerziel;
    • durch automatische Skripte innerhalb einer angebundenen Software, die Kategorien mit Anwendungsfällen verknüpfen;
    • durch manuelles Hochladen in die Inbox mit anschliessender Archivierung in eine Kategorie;
    • durch Weiterleitung einer E-Mail in die Inbox mit anschliessender Archivierung in eine Kategorie;
    • durch direktes Mailen in eine Kategorie
    Übrigens kann das Archivieren im Original-Dateiformat (docx, jpg, bmp, png, xlsc...) oder als PDF erfolgen.

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    Wie komme ich in das Archiv?
    Jeder im Archiv angemeldete Benutzer (mit E-Mail und Passwort) kann das Archiv browserbasiert aufrufen und sich anmelden, um mit dem Archiv zu arbeiten oder im Archiv zu recherchieren. Browserbasiert bedeutet, dass Sie, egal mit welchem Betriebsssystem und mit welchem Internet-Browser, immer in das Archiv gelangen. Bei der Appliance-Server-Variante bleiben Sie natürlich immer in Ihrem eigenen Firmennetz. Bei einer Cloud-Lösung können Sie weltweit auf Ihr Archiv zugreifen. Sie benötigen dazu nur eine funktionierende Internetverbindung.


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    Wie suche ich in StarFinder®?
    Die Suche im StarFinder® ist das Herzstück für die Arbeit/Recherche im Archiv. Sie ist so einfach wie die Googlesuche. Beim Archivieren Ihrer Dokumente werden per OCR-Texterkennung folgende Dinge ausgelesen und gespeichert:
    • der Text der auf den Dokumenten steht, egal in welcher Form (keine Handschriften);
    • der Titel des Dokumentes (Dateiname);
    • die von Ihnen möglicherweise hinterlegte Notiz
    Nach all diesen Inhalten kann gesucht werden. Tippen Sie nur in das Suchfeld Ihren Suchbegriff (es können auch mehrere sein) ein und drücken die Entertaste.



    Daraufhin wird das gesamte Archiv nach den Dokumenten durchsucht, die den/die Suchbegriff(e) auf dem Dokument, im Titel oder in der Notiz stehen haben. Diese werden Ihnen in der Dokumentliste mit einer Mini-Ansicht und den dazugehörigen Daten angezeigt.

    Klicken Sie - statt die Entertaste zu drücken - auf die Lupe am Ende des Suchfeldes, öffnet sich Ihre Kategorien-Auswahl und Sie können hier schon mal die Suche eingrenzen:



    Hier werden natürlich nur die Kategorien durchsucht, für die Sie auch eine entsprechende Berechtigung haben.
    Hat StarFinder® Dokumente gefunden, die Ihrer Suche entsprachen, werden diese in der Dokumentliste angezeigt.



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    Was ist eine Verfahrendokumentation?
    Das komplette Verfahren der Archivierung muss dokumentiert werden. Es beginnt beim Erstellen/Erhalten eines elektronischen Dokumentes bis zur revisionssicheren Ablage im Archiv. Die GoBD fordern unmissverständlich eine solche Verfahrensdokumentation, die aus 4 Teilen besteht:
    • eine allgemeine Beschreibung,
    • eine Anwenderdokumentation,
    • eine technische Systemdokumentation und
    • eine Betriebsdokumentation.

    In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.
    Die Rz. 151 und 152 sagen dazu explizit aus:
    "Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (siehe unter 3.), muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems."

    "Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfäl-schung und der Reproduktion."

    In der Rz. 154 fordert die GoBD eine Aufbewahrung wie ein elektronisches Dokument, dessen Aufbewahrungsfrist aber nie abläuft:
    "Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Dies gilt insbesondere für die eingesetzten Versionen der Programme (Programmidentität). Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten. Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften (z. B. §§ 145 ff. AO, §§ 238 ff. HGB) und damit die in diesem Schreiben enthaltenen Anforderungen beachtet werden. Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist."

    Allerdings weist die GoBD in der Rz. 155 auch daraufhin:
    "Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann."
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    Was ist eine Versionierung?
    Hierbei sind mehrere Versionen eines Dokumentes gemeint. Sie erstellen eine Auftragsbestätigung für einen Kunden. Sie fangen an, zu werkeln und zu bauen und während Sie den Auftrag nach und nach erledigen, fällt dem Auftraggeber noch Dies und Das ein und er bittet darum, den Auftrag entsprechned seinen Wünschen zu erweitern, zu konkretisieren etc. Natürlich machen Sie das und erweitern/ändern nun die entsprechende Auftragsbestätigung. Eine Auftragsbestätigung ist steuerlich relevant. Die erste Fassung ist schon im Archiv, jetzt wird die zweite erstellt und an das Archiv übergeben. Nun haben Sie 2 Versionien eines Dokumentes. Beide Dokumente haben die gleiche Nummer, das gleiche Datum, den gleichen Betreff etc... Suchen Sie nun im Archiv nach dieser Auftragsnummer, werden Ihnen beide Dokumente angezeigt. Das ist eine Versionierung. Sie können natürlich auch mehrere Versionen eine Dokumentes im Archiv haben....Wie oft ändert sich bei Ihnen ein Auftrag? Oder mussten Sie nochmals die Rechnung korrigieren, weil Sie Pflichtangaben vergessen haben, oder weil Sie falsche Mengen und Massen abgerechnet haben?

    SCS Gasiecki - Software * Consulting * Support - Am Bernsdorfer Hang 30, 09126 Chemnitz
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