Grundlagen der digitalen Archivierung - Digital Archivieren nach GoBD

Uwe Gasiecki
Rufen Sie uns an: +49(0)371 7006273
Einfach Digital Archivieren
nach GoBD
Direkt zum Seiteninhalt
[ Grundlagen ]
Warum digital archivieren?

1. Die GoBD zwingt Sie als Unternehmerin/Unternehmer dazu, alle elektronisch erstellten oder empfangenen Dokumente auch elektronisch aufzubewahren und zu archivieren. Da diese Grundsätze seit 01.01.2015 für alle Unternehmen zwingend sind, kommt auch kein Unternehmen daran vorbei. Es ist eine Frage der Zeit, wann der Betriebsprüfer das nächste Mal bei einer Betriebsprüfung nach den 3 wichtigen Punkten fragt:
  • elektronische Aufbewahrung/Archivierung
  • Verfahrensdokumentation
  • Internes Kontrollsystem.

Vermeiden Sie also Steuerhinzuschätzungen, Strafverfahren, Bussgelder etc. und lassen Sie sich  von der Erfüllung der zwanghaften Grundsätze überzeugen! Nehmen Sie Kontakt auf!

2. Verwenden Sie das digitale Archiv auch als Archiv! Ja, suchen Sie im Archiv nach Dokumenten jeglicher Art, nach E-Mails etc. Vermeiden Sie Zeitverlust durch Suche im Dateisystem, Zeitverschwendung durch Blättern in Aktenordnern, Frust, weil andere Mitarbeiter für Sie suchen müssen! Suchen Sie selbst googleartig im digitalen Archiv. Es findet für Sie in kürzester Zeit alle Dokumente, die Ihren Suchbegriff beinhalten.
Seien Sie Vor- und Wegbereiter eines papierlosen Büros. Bauen Sie Vertrauen zur Technik auf und nutzen deren Vorteile! Sie sind schon nah dran, hier geht es zum Kontaktformular!

3. Sparen auch Sie Zeit und Kosten für das Drucken, Lochen, Abheften von Papierbelegen, für das spätere Kopieren. Durch Anbindung eines digitalen Archives wandern Ihre Dokumente automatisiert, dennoch kontrolliert, in Ihr digitales Archiv. Erhöhen Sie dadurch einfach und schnell die Effektivität Ihres Unternehmens. Es müssen keine Unterlagen, Dokumente und Aufzeichnungen mehr durch Ihr Unternehmen wandern. Jeder berechtigte User hat schnellstmöglichen Zugriff auf die für ihn relevanten Daten und Dokumente. Ärgern Sie sich nicht mehr, wenn Unterlagen verloren gehen oder Mitarbeiter die Dokumente nicht mehr zurückbringen. Sie bleiben immer da, wo sie sind, im digitalen Archiv.
Wir verwenden StarFinder®. Das digitale Archiv der Netcontrol GmbH in Breisach überzeugt durch Leistung, Einfachheit und Effizienz. Sie können sich modulartig den Umfang Ihres digitalen Archivs selbst zusammenstellen durch z.B.:
    • Anzahl der Kategorien ("Ordner" im Archiv für Unterteilung)
    • Anzahl der Benutzer, die im Archiv recherchieren dürfen
    • Anzahl der benötigten Dokumente
    • Anzahl von Standorten (Filialen)
    • Anlegen von Akten und Aktenarten (z.B. Baumappe, Projekt)
    • automatische E-Mail-Archivierung
    • vorkonfiguriertes Formular für Verfahrensdokumentation
    • Unternehmenseigenes Branding (Logo und Farben)
    • DATEV-Schnittstelle zu Unternehmen Online
    • Workflows zum z.B. Prüfen von Rechnungen
    • Backup-Lösungen inhouse oder in der Cloud

Archivierungs-Möglichkeiten

Folgende Möglichkeiten der Archivierung stehen hauptsächlich zur Verfügung:

1. Appliance-Server-Lösung
Hier erhalten Sie einen Server mit aktuellem Betriebssystem, auf dem die komplette Software (Archivierungssoftware, OCR-Texterkennung etc.) installiert ist. Dieser Server wird in Ihr Firmennetzwerk eingebunden und die entsprechenden Kategorien können gefüllt werden. Der Server ist verplomt. Es kann das Gehäuse nicht geöffnet werden, sämtliche Schnittstellen sind mit einer Abdeckung verplompt (außer LAN), Festplatteneinschübe sind verplompt. Dadurch wird maximale Revisionssicherheit gewährleistet.
Wikipedia: "Als Appliance (engl. appliance, Vorrichtung) wird ein Ansatz zum Design für ein kombiniertes System aus Computer-Hardware und speziell auf diese Hardware optimierter Software bezeichnet, welche im Wesentlichen einer oder wenigen Anwendungen dient."

Diese Server-Lösung kommt immer dann zum Einsatz, wenn
  • Sie die Daten "unter Ihrem Dach haben wollen" und nicht "irgendwo";
  • für eine Cloud-Lösung eine zu langsam agierende Internetverbindung besteht;
  • für eine Cloud-Lösung das "Vertrauen" fehlt.
2. Cloud-Lösung
Als Cloud bezeichnet man die Ablage von Daten in einem onlinebasierten Speicher- oder Serversystem. Die Netcontrol GmbH stellt Ihnen das digitales Archiv StarFinder®in einem deutschen Rechenzentrum zur Verfügung. Die Vorteile dieser Archivierung sind:
  • keine Hardware nötig;
  • dementsprechend auch kein Service dafür notwendig;
  • Backup erledigt das Rechenzentrum;
  • von jedem Ort der Welt aus erreichbar;

Bedingung: Sie sollten über eine vernünftige Internetanbindung verfügen, um die Zeiten für Upload (Hochladen der Daten) und Suche (Recherche im Archiv) so gering wie möglich zu halten.

Anwender dieser Möglichkeit erhalten incl. eine sogenannte "Starbox" dazu. Diese wird zwischen Ihrem Firmennetzwerk und Ihrem Internetanschluss plaziert und sorgt dafür, dass Ihre Daten/Dokumente vollständig im Archiv (Cloud) ankommen. So werden Verbindungsabbrüche oder starke Netzschwankungen ausgeglichen, weil die Starbox solange Ihre Dokumente zwischenspeichert, bis die Rückmeldung vom Archiv über die erfolgreiche Übertragung eingegangen ist.

SCS Gasiecki - Software * Consulting * Support - Am Bernsdorfer Hang 30, 09126 Chemnitz
Zurück zum Seiteninhalt